Sylt, der 20.02.2024Alles, was Unternehmen über die Einführung der E-Rechnung wissen müssen
Die digitale Transformation hat in den letzten Jahren in vielen Bereichen des Geschäftslebens an Fahrt aufgenommen. Eine der bedeutendsten Änderungen, die deutsche Unternehmen in naher Zukunft beeinflussen wird, ist die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung oder kurz E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang der E-Rechnung im B2B-Geschäft für alle Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Das bedeutet, dass traditionelle Papierrechnungen oder solche im PDF-Format bald der Vergangenheit angehören werden.
Warum die Umstellung jetzt schon wichtig ist
Trotz generöser Übergangsfristen ist es für Unternehmen ratsam, schnell zu handeln. Die frühzeitige Vorbereitung ermöglicht es, von Anfang an von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren und den Übergang reibungslos zu gestalten. Die Vorbereitung umfasst nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die organisatorische Anpassung innerhalb des Unternehmens.
Verpflichtende E-Rechnung: Wer ist betroffen?
Grundsätzlich betrifft die Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden, alle im Inland ansässigen Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind. Unternehmensgröße oder Art der Geschäftstätigkeit spielen dabei keine Rolle. Auch Kleinunternehmer und diejenigen, die steuerfreie Leistungen erbringen, müssen umstellen. Es gibt allerdings Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie für Fahrausweise.
Unternehmen, die üblicherweise im B2C-Bereich tätig sind, können weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Sollten sie dennoch elektronische Rechnungen verwenden wollen, benötigen sie dafür die ausdrückliche Zustimmung des Endverbrauchers.
Übergangsregelungen für die Umstellung
Obwohl ab dem Jahr 2025 die E-Rechnung verpflichtend wird, sind traditionelle Papier- oder PDF-Rechnungen sowie solche im EDI-Format für alle in den Jahren 2025 und 2026 getätigten Umsätze noch zulässig. Für Umsätze ab dem Jahr 2027 greift diese Ausnahme jedoch nur noch für Unternehmen, die im Vorjahr einen Umsatz von weniger als 800.000 Euro erzielt haben. Ab dem Jahr 2028 gilt die Verpflichtung uneingeschränkt.
Einführung der elektronischen Rechnung im Unternehmen
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Wahl des Formats muss zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger getroffen werden. Beliebte Formate sind zum Beispiel die X-Rechnung oder das ZUGFeRD-Format. Unternehmen müssen zunächst prüfen, welche Datenformate sie verarbeiten können und ob entsprechende Software vorhanden ist oder beschafft werden muss.
Organisatorische und gesetzliche Voraussetzungen schaffen
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Implementierung der E-Rechnung ist die Einbindung der Mitarbeiter. Durch Schulungen und aktive Beteiligung von Anfang an kann eine positive Einstellung zu den Veränderungen geschaffen werden. Zudem erleichtert die E-Rechnung die Arbeit, indem viele bisher manuell durchgeführte Aufgaben automatisiert werden. Die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorgaben ist dabei selbstverständlich zu gewährleisten.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und kann zur Steigerung der Effizienz und zur Kostenreduktion in Unternehmen führen. Um die Umstellung erfolgreich zu bewältigen, ist es wichtig, rechtzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen und alle Beteiligten ins Boot zu holen. Mit der richtigen Planung kann der Übergang zur E-Rechnung nicht nur eine gesetzliche Pflicht erfüllen, sondern auch einen echten Mehrwert für jedes Unternehmen darstellen.
