Sylt, der 21.11.2025Oder reicht gesunder Menschenverstand?
Verstehe die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten und spare dir unnötige Kosten oder teure Bußgelder.
Was dich erwartet: Klartext statt Juristendeutsch
Du fragst dich, ob dein Unternehmen wirklich einen Datenschutzbeauftragten braucht? Und falls ja, ob es unbedingt ein externer sein muss, oder ob du diese Aufgabe auch intern lösen kannst? Dann bist du hier genau richtig.
In diesem Artikel erfährst du ohne Fachchinesisch und Panikmache, wann die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) gesetzlich vorgeschrieben ist, welche Alternativen du hast und wie du das Thema mit minimalem Aufwand, aber maximaler Rechtssicherheit angehen kannst.
Wann muss ich einen Datenschutzbeauftragten bestellen?
Die Frage, ob du einen Datenschutzbeauftragten brauchst, ist keine Geschmacksfrage – sie wird klar durch das Gesetz geregelt. Nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) musst du unter folgenden Bedingungen einen Datenschutzbeauftragten bestellen:
Nach der DSGVO (gilt EU-weit):
- Wenn deine Kerntätigkeit in der umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen besteht (z.B. Online-Tracking, Profiling)
- Wenn du in großem Umfang besondere Kategorien von Daten verarbeitest (Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, biometrische Daten etc.)
- Wenn eine Behörde oder öffentliche Stelle betroffen ist (mit wenigen Ausnahmen)
Nach dem deutschen BDSG (zusätzlich zur DSGVO):
- Wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
- Wenn du Datenverarbeitungen durchführst, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen
- Wenn du geschäftsmäßig personenbezogene Daten zum Zweck der Übermittlung verarbeitest (z.B. Auskunfteien)
Typische Beispiele: Diese Unternehmen brauchen einen DSB
Um es konkreter zu machen – hier einige Beispiele von Unternehmen, die in der Regel einen Datenschutzbeauftragten benötigen:
- Arztpraxen und Gesundheitseinrichtungen (wegen sensibler Gesundheitsdaten)
- Steuerberater und Rechtsanwaltskanzleien (ab 20 Mitarbeitern mit Datenzugriff)
- IT-Dienstleister mit Zugriff auf Kundendaten
- Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen
- Marketingagenturen mit umfangreichen Kundendatenbanken
- Unternehmen mit umfangreichem Kameraüberwachungssystem
- Online-Shops mit mehr als 20 Mitarbeitern
Die Folgen, wenn du keinen DSB bestellst (obwohl Du müsstest)
“Was kann schon passieren?” – diese Frage höre ich oft. Die Antwort: Eine ganze Menge.
Mögliche Konsequenzen bei Nichtbestellung:
- Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes
- Anordnungen der Aufsichtsbehörde
- Reputationsschäden bei öffentlichem Bekanntwerden
- Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern
- Persönliche Haftung der Geschäftsführung
Dabei ist die Bestellung eines DSB keine freiwillige Übung, sondern eine gesetzliche Pflicht – und die Aufsichtsbehörden werden zunehmend aktiver bei der Überprüfung.
Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter: Die Vor- und Nachteile
Wenn feststeht, dass du einen DSB benötigst, stellt sich die Frage: Intern oder extern? Hier die wichtigsten Aspekte im Überblick:
Interner Datenschutzbeauftragter
Vorteile:
- Kennt das Unternehmen und seine Prozesse
- Direkter Ansprechpartner vor Ort
- Möglicherweise kostengünstiger (wenn vorhandene Ressourcen genutzt werden können)
Nachteile:
- Benötigt umfassende Qualifikation und regelmäßige Fortbildung
- Besonderer Kündigungsschutz (kann problematisch werden)
- Mögliche Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben
- Keine Vertretung bei Krankheit oder Urlaub
- Haftungsrisiko für den Mitarbeiter
Externer Datenschutzbeauftragter
Vorteile:
- Spezialisiertes Fachwissen und ständig aktuelles Know-how
- Keine Interessenkonflikte
- Kein besonderer Kündigungsschutz
- Vertretung ist gesichert
- Klare Kostenkalkulation
- Haftungsübernahme durch den Dienstleister
Nachteile:
- Geringere Kenntnis der internen Prozesse (zumindest anfangs)
- Möglicherweise höhere Kosten (je nach Umfang)
- Weniger spontane Verfügbarkeit vor Ort
Was kostet ein Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten für einen DSB variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Komplexität der Datenverarbeitung. Als grobe Orientierung:
Interner Datenschutzbeauftragter:
- Ausbildungskosten: ca. 2.000-5.000 € einmalig
- Fortbildungen: ca. 1.000-2.000 € jährlich
- Zeitaufwand: je nach Unternehmensgröße 25-75% einer Vollzeitstelle
- Gehaltskosten für diesen Zeitanteil
Externer Datenschutzbeauftragter:
- Kleine Unternehmen: ab ca. 75-300 € monatlich
- Mittelständische Unternehmen: ca. 350-800 € monatlich
- Komplexe Fälle oder große Unternehmen: ab 1.000 € monatlich
Die Kosten für einen externen DSB sind in der Regel gut kalkulierbar und werden oft als Pauschale angeboten. Bei der Bestellung eines internen DSB kommen zu den direkten Kosten noch die Opportunitätskosten hinzu, die Zeit, die der Mitarbeiter nicht für seine eigentlichen Aufgaben zur Verfügung steht.
Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten: Was macht der eigentlich?
Ein DSB ist kein Luxus, sondern erfüllt wichtige Funktionen im Unternehmen:
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften
- Beratung des Verantwortlichen und der Beschäftigten
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
- Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
- Anlaufstelle für Betroffene in Datenschutzfragen
- Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Führung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
Wichtig: Der DSB ist nicht selbst für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich – diese Verantwortung bleibt bei der Unternehmensleitung. Der DSB berät, unterstützt und überwacht.
Pragmatische Lösungsansätze für den Mittelstand
Stell dir vor, du bist Geschäftsführer einer Steuerkanzlei mit 25 Mitarbeitern. Du weißt, dass du einen DSB brauchst, möchtest aber keinen unnötigen Aufwand betreiben. Wie gehst du vor?
- Bestandsaufnahme:
Analysiere deine Datenverarbeitungsprozesse und identifiziere Risikobereiche - Entscheidung intern/extern:
Prüfe, ob du einen qualifizierten Mitarbeiter hast, der die Aufgabe übernehmen könnte und ob die Vor- oder Nachteile überwiegen - Budgetierung:
Kalkuliere die Kosten für beide Varianten und triff eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung - Umsetzung:
Bestelle formell einen DSB und melde ihn bei der Aufsichtsbehörde - Dokumentation:
Halte die Bestellung schriftlich fest und kommuniziere sie intern und extern
Häufige Fehler vermeiden
Bei der Bestellung eines DSB werden oft diese Fehler gemacht:
- Bestellung eines nicht ausreichend qualifizierten Mitarbeiters
- Bestellung eines Mitarbeiters mit Interessenkonflikten (z.B. IT-Leiter oder Geschäftsführer)
- Keine schriftliche Bestellung und Aufgabenbeschreibung
- Keine Meldung an die Aufsichtsbehörde
- Keine ausreichenden Ressourcen (Zeit, Budget, Weisungsfreiheit)
- DSB wird nicht frühzeitig in relevante Prozesse eingebunden
Fazit: Pragmatischer Datenschutz statt Bürokratie-Monster
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten muss kein Bürokratie-Monster werden. Mit einem pragmatischen Ansatz kannst du die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, ohne dein Unternehmen zu überlasten.
Entscheidend ist, dass du die Frage, ob du einen DSB benötigst, rechtssicher klärst und dann eine für dein Unternehmen passende Lösung findest. Ob intern oder extern – wichtig ist, dass der DSB seine Aufgaben kompetent und unabhängig wahrnehmen kann.
Datenschutz ist kein notwendiges Übel, sondern kann bei richtiger Umsetzung sogar zu einem Wettbewerbsvorteil werden. Kunden und Geschäftspartner vertrauen Unternehmen, die mit ihren Daten sorgfältig umgehen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich als Geschäftsführer selbst Datenschutzbeauftragter sein?
Nein, als Geschäftsführer kannst du nicht gleichzeitig DSB sein. Es besteht ein Interessenkonflikt, da der DSB die Datenverarbeitung im Unternehmen unabhängig kontrollieren soll, während du als Geschäftsführer für diese Verarbeitung verantwortlich bist.
Ab welcher Unternehmensgröße brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Nach deutschem Recht benötigst du einen DSB, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Es gibt jedoch weitere Kriterien, die unabhängig von der Unternehmensgröße gelten.
Welche Qualifikationen muss ein Datenschutzbeauftragter haben?
Das Gesetz fordert “Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis” sowie die Fähigkeit, die in der DSGVO genannten Aufgaben zu erfüllen. In der Praxis bedeutet das juristisches Grundwissen, IT-Verständnis und Kenntnisse der branchenspezifischen Anforderungen.
Wie finde ich einen guten externen Datenschutzbeauftragten?
Achte auf nachweisbare Qualifikationen (z.B. TÜV-Zertifizierung oder vielleicht sogar TÜV-Dozent), Branchenerfahrung, Referenzen und ein transparentes Leistungspaket. Ein guter DSB spricht verständlich, bietet pragmatische Lösungen und verursacht nicht unnötige Bürokratie.
Kann ich für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten Fördergelder bekommen?
Ja, in einigen Bundesländern gibt es Förderprogramme für die Implementierung von Datenschutzmaßnahmen, darunter auch für das Onboarding eines externen DSB. Informiere dich bei deiner lokalen Wirtschaftsförderung oder IHK über aktuelle Fördermöglichkeiten. Natürlich kannst Du uns auch direkt ansprechen.
Du bist dir unsicher, ob dein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigt oder wie du das Thema Datenschutz pragmatisch angehen kannst? Nutze unseren kostenlosen DSGVO-Website-Check und erhalte eine erste Einschätzung zu deiner Situation. Jetzt Website-Check anfordern
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Für eine individuelle Beratung wende dich bitte direkt an unsere Datenschutzexperten.
